¿Acabas de llegar al mundo de la farmacia? ¿Has oído que otras farmacias lo hacen? ¿Quieres gestionar tu farmacia lo mejor posible? Sigue leyendo, porque en Plus Farma vamos a darte la información clave para realizar un inventario que mejore tu farmacia.
¿Qué es hacer un inventario?
El inventario es la comprobación manual de que las cantidades físicas y reales en stock de cada producto de nuestra farmacia coinciden con las cantidades de cada producto registradas en el programa informático de gestión (por ejemplo, Farmatic).
Aquellas farmacias que hacen un inventario de todo el género una o dos veces al año son aquellas que consiguen mejores resultados económicos, pero en cambio la mayoría de farmacias nunca lo ha realizado. Es un trabajo minucioso y pesado que lleva muchas horas, a veces incluso días. Entonces… ¿por qué debería hacerlo?
Razones por las que realizar inventario
Desde Plus Farma os recomendamos encarecidamente la idea de realizar un inventario completo al menos una o dos veces al año. Estas son nuestras razones:
- La farmacia es un establecimiento que maneja un stock muy grande, tal vez sea uno de los comercios con mayor volumen de productos en el mercado.
- El stock está vivo y en constante variación debido a la recepción continua de pedidos que hay que compaginar con la atención a los clientes, lo que nos puede llevar a equivocarnos.
- Por todo ello, es muy fácil cometer errores.
Tipos de inventario
No solo existe la opción de realizarlo una o dos veces al año, sino que es una tarea que hay que controlar a diario. Por ello, existen 3 tipos de inventario:
- Inventario periódico: es el que se realiza 1/2 veces al año, afectando a toda la farmacia. Se comprueba todo el stock físico de la farmacia, llevando muchas horas de trabajo y es aconsejable que sea entre varias personas, siempre hay que contar con que el factor humano inevitablemente causa errores. Es recomendable cerrar la farmacia durante 24h para evitar más complicaciones.
- Inventario rotativo: es el que se lleva a cabo semanalmente, centrándonos una zona en concreto. Así, si llevamos el control de una zona cada día de la semana, tal vez podamos evitarnos dedicar tanto tiempo al inventario periódico ya que el control es más continuo.
- Inventario permanente: Es el que realizamos diariamente con la llegada de los pedidos. Debe ser observado con interés a pesar de ser una tarea a la que estamos acostumbrados porque al ser rutinaria puede que no le prestemos tanta atención como merece. Siempre que realicemos nuestros trabajos diarios con más cuidado, estaremos evitando futuros errores más graves.
¿Cómo realizarlo?
Cada farmacéutico tiene su propia manera de realizar el inventario y sus trucos personales. Nosotros pensamos que es mejor realizarlo a puerta cerrada, pero si se realiza a puerta abierta es mejor que sea en periodos de vacaciones o en horas de menos afluencia de clientes para evitar distracciones y movimiento de stock durante el mismo. Debe apuntarse el nombre de producto y el número de unidades físicas para posteriormente compararlo con las unidades del programa de gestión. Entre dos compañeros es más sencillo.
Conclusiones del inventario
Una vez lo hemos terminado, es normal que salga con variante de stock positivo o negativo. Si sale positivo es que algo hemos hecho mal y deberemos repasar el proceso. Si sale negativo, el fallo más común es el robo. Con ello aprenderemos mejorar nuestras técnicas de atención a los movimientos de los clientes, a mejorar las zonas más susceptibles de sustracción o a buscar posibles puntos ciegos que cubrir.