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Organización y gestión de una farmacia

Cuando se trata de la atención sanitaria, la organización del inventario adquiere una importancia especial. Los pacientes no sólo necesitan el medicamento y la dosis adecuados, sino que también dependen de tener un suministro constante y unas existencias que estén al día. Las farmacias, los fabricantes y los centros de distribución desempeñan un papel fundamental en este proceso de entrega de medicamentos a los clientes finales: los pacientes. El reto único de la gestión de una farmacia es compaginar los conocimientos médicos con las habilidades técnicas de la gestión y organización.

Las farmacias deben garantizar unos niveles óptimos de existencias al tiempo que cumplen leyes estrictas, dirigir una farmacia es un reto tanto logístico como médico. Desde PlusFarma, le guiaremos a través de los pasos que los farmacéuticos pueden dar para dominar la gestión de su inventario.

Identificar las demandas del cliente

Para la industria farmacéutica, las necesidades del usuario final adquieren un nivel de importancia adicional. Es necesario que haya una línea de comunicación clara entre las farmacias y sus proveedores para garantizar que tengan el nivel y los tipos de medicamentos adecuados en todo momento.

La cadena de suministro farmacéutico es compleja y propensa a los problemas. Con normas estrictas y fabricantes limitados para ciertos tipos de medicamentos, hay un pequeño margen de error.

Aunque los proveedores no puedan controlar los acontecimientos mundiales (como ha pasado con la actual pandemia del Covid 19), es fundamental estar preparados y atender a los usuarios finales en la medida de lo posible.

Teniendo en cuenta las necesidades del cliente, los almacenes podrán priorizar qué productos tener en stock y ajustarse a la demanda. 

Disponer de un sistema de gestión de stock

Disponer de un sistema eficaz de gestión de inventarios puede ayudar a las farmacias a agilizar varios procesos, entre ellos:

  • Recepción y almacenamiento
  • Recogida y embalaje
  • Cumplimiento de pedidos
  • Devolución de productos

La utilización de un buen software de gestión de inventarios farmacéuticos permite a las empresas reducir el riesgo de errores o daños en los productos, al tiempo que se cumplen las expectativas de los clientes.

Evite el exceso de existencias

La tentación de tener demasiado stock en lugar de demasiado poco es comprensible, sobre todo teniendo en cuenta lo mucho que está en juego. Sin embargo, el coste de los medicamentos y del material sanitario es caro y va en aumento.

Las últimas estadísticas sugieren que sólo en el sistema sanitario se desperdician más de 100.000 millones de euros al año en Europa, lo que no sólo afecta a las empresas, sino también a los pacientes.

Para evitar el exceso de existencias, las empresas farmacéuticas deben gestionar las relaciones en ambos extremos de la cadena de suministro. Al tener un sólido conocimiento de la demanda, su empresa podrá comunicar sus necesidades a los fabricantes y gestionar el volumen de existencias recibido. En esencia, el objetivo es minimizar los residuos en toda la cadena y reducir el coste para todos los socios.

Inevitablemente, habrá un cierto nivel de existencias de seguridad, pero si se gestionan los niveles de forma eficiente, evitando el desperdicio de medicamentos más caros, las empresas pueden minimizar los costes asociados.

Gestionar las recetas repetidas

Un elemento común en las farmacias de todo el mundo son las recetas repetidas, en las que los pacientes recogen los mismos medicamentos de forma regular. Para las farmacias, disponer de un proceso racionalizado para esas recetas puede ahorrar tiempo y dinero, además de aportar precisión. 

El otro reto es cuando esas recetas no son recogidas por los pacientes y devueltas. Si adopta un enfoque proactivo con esas devoluciones, su empresa podrá revender los medicamentos o devolverlos al fabricante. Esto depende de unas relaciones sólidas entre los socios comerciales, basadas en líneas de comunicación y contratos claros.

Visibilidad en tiempo real

Para lograr un sistema de distribución médica sin problemas, la visibilidad en tiempo real es vital.  Permite a la empresa gestionar rápida y eficazmente pedidos complejos, con lotes divididos y fechas de caducidad. 

Además de proporcionar una ventaja competitiva fundamental. Al automatizar estos procesos con un software de gestión de inventario, las empresas pueden ser más eficientes, reducir costes y encontrar oportunidades para aumentar sus ingresos.

La tecnología garantiza la precisión

La cuestión de cómo gestionar los sistemas de inventario de las farmacias puede ser compleja, pero la respuesta está en la precisión. La industria de la salud en todo el mundo depende de la entrega del medicamento correcto, a las personas adecuadas, en el momento adecuado. La rapidez no sirve de nada si no se mantienen los niveles de existencias y los suministros. 

Para garantizar la exactitud del inventario, es esencial utilizar herramientas para automatizar los procesos relacionados con el movimiento y la manipulación de los medicamentos. El uso inteligente de la tecnología puede aumentar la precisión hasta niveles sin precedentes, que no se pueden alcanzar con los sistemas tradicionales basados en papel.

Siguiendo estos consejos podrás llevar a cabo una mejor gestión y organización de tu farmacia, evitando tanto el exceso como la falta de stock, y proporcionando una buena atención al paciente en todo momento.

En PlusFarma te ayudamos a gestionar tu farmacia y a resolver todas tus dudas. Ofrecemos un servicio integral de gestión para garantizar el mejor resultado a tu farmacia.

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